ยื่นงบไม่ใช่แค่อัปโหลด PDF อีกต่อไป
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ได้เปลี่ยนวิธีที่บริษัทไทยยื่นงบการเงินประจำปีอย่างสิ้นเชิง จากเดิมที่ยื่นเป็นเอกสารหรือ PDF ปัจจุบันต้องยื่นในรูปแบบ XBRL ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานสากลสำหรับรายงานทางการเงินอิเล็กทรอนิกส์
สำหรับ SME ที่ยังคุ้นเคยกับการยื่นแบบกระดาษหรือ PDF การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ใช่แค่เรื่องของรูปแบบไฟล์ แต่เป็นเรื่องของโครงสร้างข้อมูลทั้งหมด
XBRL คืออะไร และทำไมต้องใช้
XBRL หรือ eXtensible Business Reporting Language เป็นระบบที่พัฒนาโดย XBRL International Inc. ทำงานโดยการติด Tag หรือ Barcode ให้กับรายการทางบัญชีแต่ละรายการในงบการเงิน ทำให้ข้อมูลสามารถตรวจสอบและเปรียบเทียบได้โดยอัตโนมัติ
กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดให้การยื่นงบการเงินต้องทำผ่าน DBD XBRL in Excel ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ให้ดาวน์โหลด กรอกข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง และแปลงเป็นไฟล์ XBRL zip ก่อนอัปโหลดผ่านระบบ DBD e-Filing
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง
ปัญหาที่ SME พบมากที่สุดคือการกรอกข้อมูลแต่ข้ามขั้นตอน Validation การสร้าง Output ที่ไม่ใช่รูปแบบ XBRL zip ที่ต้องการ และการใช้ Template ผิดสำหรับประเภทกิจการ วิธีป้องกันคือการสร้าง Compliance Calendar ที่ผูกกับปีบัญชี และกำหนดผู้รับผิดชอบภายในหนึ่งคนเพื่อติดตามกำหนดการ
XBRL กับความเชื่อมโยงระหว่าง DBD และกรมสรรพากร
สิ่งที่ทำให้ XBRL สำคัญยิ่งขึ้นคือการที่กรมสรรพากรสามารถ Cross-reference งบการเงินกับแบบแสดงรายการภาษีและข้อมูล Transfer Pricing ได้ หมายความว่าความผิดพลาดในงบการเงินจะไม่ใช่แค่เรื่องของ DBD แต่จะส่งผลต่อการตรวจสอบภาษีด้วย
สำหรับ SME ที่ใช้ระบบบัญชีดิจิทัลอยู่แล้ว การเชื่อมต่อข้อมูลกับ XBRL จะทำได้ราบรื่นกว่า เพราะข้อมูลในระบบเป็น Structured Data อยู่แล้ว แต่ธุรกิจที่ยังทำบัญชีด้วย Excel หรือกระดาษจะต้องทำงานซ้ำซ้อนมากขึ้น
มุมมองจากธุรกิจจริง: ต้นทุนที่แท้จริงของการไม่ปรับตัว
งานวิจัยจากมหาวิทยาลัยในจังหวัดตากพบว่า SME ในพื้นที่ยังประสบปัญหาการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบ ขาดความถูกต้องของข้อมูล และใช้เวลานานในการจัดทำรายงานทางการเงิน เมื่อรวมกับข้อกำหนด XBRL ที่ต้องใช้ข้อมูลที่แม่นยำและตรวจสอบได้ ต้นทุนของการไม่ปรับตัวจึงไม่ใช่แค่ค่าปรับ แต่คือโอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไป